Bảng lương là gì, với cách tính thuế bảng lương từng bước
Yarilet Perez là một nhà báo đa phương tiện có kinh nghiệm và là người kiểm tra thực tế với bằng Thạc sĩ Khoa học về Báo chí. Cô ấy đã làm việc ở nhiều thành phố để đưa tin tức nóng
Bảng lương là gì, với cách tính thuế bảng lương từng bước
Yarilet Perez là một nhà báo đa phương tiện có kinh nghiệm và là người kiểm tra thực tế với bằng Thạc sĩ Khoa học về Báo chí. Cô ấy đã làm việc ở nhiều thành phố để đưa tin tức nóng hổi, chính trị, giáo dục, v.v. Chuyên môn của cô là về tài chính cá nhân, đầu tư và bất động sản.
Investopedia / Joules Garcia
Bảng lương là khoản thù lao mà một doanh nghiệp phải trả cho nhân viên của mình trong một khoảng thời gian nhất định hoặc vào một ngày nhất định. Nó thường được quản lý bởi bộ phận kế toán hoặc nhân sự của một công ty. Bảng lương của doanh nghiệp nhỏ có thể do chủ sở hữu hoặc một cộng sự trực tiếp xử lý.
Ngày càng nhiều, bảng lương được thuê ngoài cho các công ty chuyên biệt xử lý việc xử lý séc lương, phúc lợi cho nhân viên, bảo hiểm và các nhiệm vụ kế toán, chẳng hạn như khấu trừ thuế. Nhiều công ty fintech trả lương, chẳng hạn như Atomic, Bitwage, Finch, Pinwheel và Wagestream, đang tận dụng công nghệ để đơn giản hóa quy trình trả lương. Các giải pháp này trả lương cho nhân viên một cách thuận tiện và nhanh chóng hơn, đồng thời cung cấp các tài liệu kỹ thuật số liên quan đến bảng lương với các dịch vụ hỗ trợ công nghệ đổi mới theo yêu cầu của nền kinh tế hợp đồng biểu diễn và thuê ngoài.
Bảng lương cũng có thể đề cập đến danh sách nhân viên của công ty và số tiền thù lao cho mỗi người trong số họ. Tiền lương là chi phí lớn đối với hầu hết các doanh nghiệp và hầu như luôn được khấu trừ, nghĩa là chi phí có thể được khấu trừ từ < a href="https://www.money.com.vn/terms/g/gross income.asp">tổng thu nhập làm giảm thu nhập chịu thuế của công ty.Bảng lương có thể khác nhau giữa các kỳ lương này với kỳ lương khác do làm thêm giờ, lương ốm đau và các yếu tố khác.
Tìm hiểu về Bảng lương
Tính lương là quá trình trả lương cho nhân viên của công ty, bao gồm theo dõi số giờ làm việc, tính lương cho nhân viên và phân phối các khoản thanh toán qua ký gửi trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của nhân viên hoặc bằng séc. Tuy nhiên, các công ty cũng phải thực hiện các chức năng kế toán để ghi lại bảng lương, thuế khấu trừ, tiền thưởng, tiền làm thêm giờ, thời gian ốm đau và tiền nghỉ phép. Các công ty phải đặt sang một bên và ghi lại số tiền phải trả cho chính phủ đối với Medicare, An sinh xã hội và thuế thất nghiệp.
Nhiều công ty sử dụng giải pháp phần mềm để quản lý bảng lương của họ. Nhân viên nhập số giờ làm việc của họ thông qua API và tiền lương của họ được xử lý và gửi vào tài khoản ngân hàng của họ.
Nhiều công ty quy mô vừa và lớn thuê ngoài dịch vụ tính lương để hợp lý hóa quy trình. Người sử dụng lao động theo dõi số giờ mỗi nhân viên làm việc và chuyển thông tin này đến dịch vụ tính lương. Vào ngày trả lương, dịch vụ tính lương tính toán tổng số tiền mà nhân viên nợ dựa trên số giờ hoặc số tuần đã làm việc trong kỳ trả lương và mức lương. Dịch vụ khấu trừ thuế và các khoản khấu trừ khác từ thu nhập rồi trả cho nhân viên.
Cân nhắc đặc biệt
Những nhà tuyển dụng có tổng doanh thu từ 500.000 USD trở lên mỗi năm phải tuân theo các yêu cầu của Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng (FLSA) được thông qua vào năm 1938.< span/>Đây là luật của Hoa Kỳ nhằm bảo vệ người lao động khỏi một số hành vi trả lương không công bằng. FLSA đặt ra nhiều quy định về lao động, bao gồm mức lương tối thiểu, yêu cầu trả lương làm thêm giờ và các giới hạn đối với lao động trẻ em . Ví dụ: các quy tắc của FLSA chỉ định thời điểm người lao động được coi là đúng giờ và thời điểm họ nên được trả lương làm thêm giờ.
Luật pháp yêu cầu làm thêm giờ—số giờ làm việc vượt quá 40 giờ mỗi tuần—phải được trả lương gấp rưỡi mức lương giờ thông thường. Một số nhân viên được miễn trừ khỏi FLSA và Đạo luật này không áp dụng cho các nhà thầu độc lập hoặc tình nguyện viên vì họ không được coi là nhân viên.
Một số người làm việc theo giờ không thuộc phạm vi điều chỉnh của FLSA nhưng phải tuân theo các quy định khác. Ví dụ: công nhân đường sắt chịu sự điều chỉnh của Đạo luật lao động đường sắt và tài xế xe tải thuộc phạm vi điều chỉnh của Đạo luật vận tải ô tô.
FLSA cũng đưa ra cách đối xử với những công việc chủ yếu được trả thù lao bằng tiền boa. Trong trường hợp nhân viên phục vụ có tiền boa, người sử dụng lao động phải trả mức lương tối thiểu cho nhân viên trừ khi họ thường xuyên nhận được hơn $30 mỗi tháng từ tiền thưởng.
Ưu điểm và nhược điểm của việc sử dụng dịch vụ tính lương chuyên nghiệp
Một lợi ích chính của dịch vụ tính lương là khả năng tạo ra nhiều loại báo cáo giúp đơn giản hóa thủ tục kế toán và giúp các công ty đảm bảo rằng họ tuân thủ các yêu cầu pháp lý và kê khai thuế. Dịch vụ tính lương cũng có thể duy trì hồ sơ về lượng thời gian nghỉ phép hoặc thời gian cá nhân mà nhân viên đã sử dụng.
Về nhược điểm, khi các công ty thuê ngoài hệ thống trả lương, họ phải dựa vào các cá nhân bên ngoài doanh nghiệp để hạch toán chính xác. Trong trường hợp xảy ra lỗi, nhân viên tại chỗ của công ty phải xử lý những nhân viên khó chịu. Các công ty cũng có thể phải đối mặt với các hình phạt về thuế đối với những sai sót do dịch vụ tính lương gây ra.
Một bất lợi khác là dịch vụ tính lương đắt hơn dịch vụ tính lương chạy in-house. Các dịch vụ có thể tính một khoản phí cố định hàng tháng hoặc cung cấp các cấu trúc thanh toán khác nhau cho các cấp độ dịch vụ khác nhau. Do chi phí cao nên dịch vụ tính lương có thể không phải là lựa chọn tốt nhất cho các công ty nhỏ có ngân sách hoạt động eo hẹp.
Truy cập vào nhiều loại báo cáo
Đơn giản hóa kế toán và tuân thủ thuế
Bản ghi thời gian nghỉ hè và thời gian cá nhân của nhân viên
Các cá nhân bên ngoài doanh nghiệp được bảo mật thông tin tài chính và thuế.
Nhân viên nội bộ vẫn phải giúp nhân viên giải quyết các vấn đề về lương.
Công ty có thể phải đối mặt với các hình phạt về thuế do sai sót của dịch vụ tính lương.
Dịch vụ tính lương có thể tốn kém, đây là mối lo ngại của các doanh nghiệp nhỏ.
Khi một doanh nghiệp phát triển, nhu cầu kế toán của nó trở nên phức tạp hơn. Các công ty lớn hơn có thể cần đầu tư vào hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tùy chỉnh (ERP) cho các chức năng kế toán và bảng lương của họ.
Chương trình phần mềm tính lương
Thay vì sử dụng các dịch vụ tính lương chuyên biệt, một số công ty chọn sử dụng chương trình phần mềm tính lương. Sau khi công ty mua phần mềm, sẽ không có phí bổ sung hàng tháng. Các chương trình phần mềm thường bao gồm các biểu mẫu thuế in được và bảng khấu lưu.
Ngoài việc tiết kiệm tài chính, hệ thống trả lương nội bộ giúp các công ty giữ kín thông tin tài chính bí mật. Tuy nhiên, các chương trình phần mềm có thể tốn nhiều thời gian, điều này có thể gây ra vấn đề cho các công ty nhỏ có ít nhân viên.
Các chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ được hưởng lợi từ phần mềm kế toán vì phần mềm này giúp họ theo dõi các khoản phải thu và khoản phải trả, đánh giá khả năng sinh lời và chuẩn bị cho mùa tính thuế. Doanh nghiệp nhỏ là doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm vượt trội mà không yêu cầu các tùy chỉnh mở rộng. Khi một doanh nghiệp phát triển, nhu cầu kế toán của nó trở nên phức tạp hơn và hệ thống lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tùy chỉnh thường là cần thiết.
Có nhiều loại phần mềm kế toán dựa trên đám mây khác nhau dành cho các doanh nghiệp nhỏ. Loại hình công nghiệp và số lượng nhân viên là hai yếu tố sẽ quyết định phần mềm kế toán nào phù hợp. Ví dụ: một người làm việc tự do sẽ không cần các tính năng giống như trong phần mềm kế toán với tư cách là chủ nhà hàng.
Investopedia đã tiến hành đánh giá phần mềm kế toán và quản lý tiền lương cho các doanh nghiệp nhỏ và đánh giá chi phí, tính dễ sử dụng, tính năng, khả năng tích hợp và khả năng mở rộng của chúng. QuickBooks Online được coi là phần mềm tổng thể tốt nhất, trong khi Xero được coi là phần mềm tốt nhất cho các chủ doanh nghiệp vi mô. FreshBooks là tốt nhất cho các doanh nghiệp dựa trên dịch vụ và QuickBooks Self-Employed là tốt nhất cho những người làm việc tự do bán thời gian, nhưng Wave là phần mềm miễn phí tốt nhất.
Cách tính thuế biên chế
Cách bạn tính thuế lương sẽ tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn và luật pháp địa phương. Tuy nhiên, đây là một số nguyên tắc chung do QuickBooks cung cấp. Bước đầu tiên là tính tổng lương của nhân viên.
Bạn có thể xác định tổng lương của nhân viên bằng cách sử dụng mức lương của họ và các kỳ lương theo lịch trình của bạn. Hầu hết các doanh nghiệp sẽ trả lương cho nhân viên hàng tuần, hai tuần một lần hoặc hàng tháng. Để tính tổng lương của nhân viên theo giờ, hãy nhân số giờ làm việc của họ trong kỳ lương với mức lương theo giờ của họ. Công thức như sau:
Để tính tổng tiền lương của một nhân viên làm công ăn lương, hãy chia tiền lương hàng năm của họ cho số kỳ lương trong năm. Công thức như sau:
Ví dụ. Một nhân viên kiếm được 50.000 đô la một năm. Công ty của họ trả lương cho nhân viên hai tuần một lần với tổng số 26 kỳ trả lương. Do đó, tổng lương của nhân viên là $1.923,08.
Sau khi xác định tổng lương, bạn sẽ cần tính các khoản khấu trừ. Đây là các khoản khấu trừ thuế, nhưng các khoản khấu trừ trước thuế khác cũng có thể được áp dụng. Các khoản khấu trừ trước thuế bao gồm:
Sau khi bạn đã thực hiện các khoản khấu trừ trước thuế, số tiền lương còn lại sẽ bị đánh thuế. Thuế suất FICA là 7,65%—1,45% đối với Medicare và 6,2% đối với thuế An sinh xã hội.Các mức thuế suất khác sẽ được xác định theo luật Liên bang, tiểu bang hoặc địa phương và W-4 của nhân viên bạn.
Tính thuế thu nhập liên bang bằng bảng thuế IRS. Thông thường, bạn sẽ trả thuế liên bang khi bạn trả thuế An sinh xã hội và Medicare. Báo cáo tất cả các khoản thanh toán trên Biểu mẫu 941 của IRS.
Khấu trừ thuế FICA 7,65% từ tổng lương của nhân viên. Bạn, với tư cách là người sử dụng lao động, phải phù hợp với đóng góp của từng nhân viên. Doanh nghiệp nộp các khoản đóng góp của cả nhân viên và công ty cho An sinh xã hội và Medicare.
Ví dụ: một nhân viên kiếm được tổng lương $1.923 cho kỳ lương gần nhất. Để tính khoản đóng góp thuế An sinh xã hội của nhân viên, hãy nhân $1.923 với 0,062 để có $119,26. Để tính khoản đóng góp thuế Medicare của nhân viên, nhân $1,923 với 0,0145 để có được $27,88. Tổng cộng, khoản đóng góp thuế FICA của nhân viên là $147,14 cho kỳ lương mà người sử dụng lao động phải khớp. Trong trường hợp này, người sử dụng lao động phải trả $294,28 cho IRS. Một nửa là chi phí trực tiếp của công ty và nửa còn lại được khấu trừ vào lương của nhân viên.
Người sử dụng lao động không khớp với các khoản khấu trừ thuế thu nhập, nhưng họ phải trả thuế thất nghiệp liên bang. Trợ lý Khấu lưu Thu nhập của IRS sẽ giúp bạn xác định số tiền thuế thu nhập liên bang mà nhân viên của bạn nợ.
Chúng có thể bao gồm:
Sau tất cả các loại thuế và khấu trừ, số tiền còn lại là số tiền mà nhân viên mang về nhà vào ngày trả lương.
Thuế tiền lương là gì?
Thuế tiền lương bao gồm An sinh xã hội, chiếm 6,2% thu nhập của bạn lên tới 132.900 đô la. Thuế biên chế cũng trả cho Medicare, chiếm 1,45% thu nhập của bạn. Người sử dụng lao động cũng phải trả thuế biên chế. Họ trả 6,2% thu nhập của bạn, vì vậy chính phủ nhận 12,4% tổng thu nhập của bạn và chủ lao động của bạn trả 1,45% thu nhập của bạn cho Medicare.
Cắt giảm thuế biên chế là gì?
Cắt giảm thuế biên chế có nghĩa là thuế An sinh xã hội và Medicare sẽ được khấu trừ và trừ khỏi tiền lương ít hơn. Ý tưởng là người lao động và doanh nghiệp sẽ mang về nhà thêm một chút với mỗi lần trả lương và điều đó sẽ khuyến khích họ chi tiêu nhiều hơn và kích thích nền kinh tế.
Kỳ nghỉ thuế bảng lương là gì?
Thời gian miễn thuế bảng lương là việc hoãn thu thuế bảng lương cho đến một ngày sau đó, khi đó các khoản thuế đó sẽ đến hạn. Việc hoãn thuế bảng lương nhằm cung cấp một số cứu trợ tài chính tạm thời cho người lao động bằng cách tạm thời tăng tiền lương mang về nhà của họ.
Bảng lương là một phần của Nhân sự hay Kế toán?
Mặc dù bảng lương về cơ bản là một hoạt động kế toán, nhưng nó liên quan đến việc trả lương cho những người bên trong công ty, thuộc phạm vi quản lý nhân sự (HR). Vì vậy, hầu hết các công ty đều có HR quản lý bảng lương và các vấn đề liên quan. Tuy nhiên, một số công ty có thể đặt bảng lương bên trong phòng tài chính hoặc kế toán và một số công ty lớn hơn thậm chí có thể lập một văn phòng bảng lương riêng.
Sự khác biệt giữa Bảng lương và Tiền lương là gì?
Đây là vấn đề về quan điểm: Đối với nhân viên, số tiền nhận được từ công ty dưới dạng thù lao thường ở dạng tiền công hoặc tiền lương (cũng như tiền thưởng, quyền mua cổ phiếu, tiền hoa hồng, v.v.). Đối với một công ty, các khoản thanh toán này là một khoản chi phí được ghi vào bảng lương.
Điểm mấu chốt
Xử lý bảng lương là một nỗ lực phức tạp và tốn thời gian, đòi hỏi phải tuân thủ các quy tắc và quy định nghiêm ngặt của liên bang và tiểu bang. Nó đòi hỏi phải lưu giữ hồ sơ rộng rãi và chú ý đến từng chi tiết. Các doanh nghiệp nhỏ thường xử lý bảng lương của riêng họ bằng phần mềm dựa trên đám mây. Các công ty khác chọn thuê ngoài các chức năng tính lương của họ hoặc đầu tư vào một hệ thống ERP tích hợp để quản lý tổng thể kế toán và tính lương.
Dịch vụ doanh thu nội địa. “Publication 535 Business Expenses,” Trang 5.
Hoa Kỳ Sở Lao động. “Hướng dẫn tham khảo hữu ích về Đạo luật tiêu chuẩn lao động công bằng.”
Hoa Kỳ Sở Lao động. “Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng năm 1938: Cuộc đấu tranh tối đa để đạt được mức lương tối thiểu.”
Hoa Kỳ Sở Lao động. “Tiền lương và Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng.”
Hoa Kỳ Bộ Giao thông Vận tải, Cục Quản lý Đường sắt Liên bang. “Những điểm nổi bật của Đạo luật Lao động Đường sắt (“RLA “) và Vai trò của Bộ Giao thông Vận tải Hoa Kỳ (“DOT”) trong các Tranh chấp RLA.”
