Yêu cầu là gì và nó hoạt động như thế nào?
James Chen, CMT là một nhà giao dịch lão luyện, cố vấn đầu tư và chiến lược gia thị trường toàn cầu. Ông là tác giả của các cuốn sách về phân tích kỹ thuật và giao dịch ngoại hối do John Wiley and
Yêu cầu là gì và nó hoạt động như thế nào?
James Chen, CMT là một nhà giao dịch lão luyện, cố vấn đầu tư và chiến lược gia thị trường toàn cầu. Ông là tác giả của các cuốn sách về phân tích kỹ thuật và giao dịch ngoại hối do John Wiley and Sons xuất bản và từng là chuyên gia khách mời trên CNBC, BloombergTV, Forbes và Reuters cùng các phương tiện truyền thông tài chính khác.
Investopedia / NoNo Flores
Yêu cầu đề cập đến quá trình yêu cầu chính thức một dịch vụ hoặc mặt hàng, thường sử dụng biểu mẫu yêu cầu mua hàng hoặc tài liệu tiêu chuẩn hóa khác. Quy trình yêu cầu là một cách được tiêu chuẩn hóa để theo dõi và hạch toán tất cả các yêu cầu được đưa ra trong một doanh nghiệp.
Cách hoạt động của yêu cầu
Yêu cầu khởi tạo yêu cầu cho một hành động cụ thể và cũng ghi lại hành động đó cho các nhu cầu báo cáo tiếp theo. Ví dụ: nhân viên trong một công ty sẽ sử dụng yêu cầu mua hàng nếu họ cần thêm nguồn cung cấp. Tại một thời điểm, các yêu cầu được thực hiện thông qua biểu mẫu giấy, nhưng hiện nay hầu hết các công ty đều sử dụng các quy trình yêu cầu kỹ thuật số cho phép theo dõi quy trình dễ dàng hơn, bao gồm cả việc hạch toán các yêu cầu có liên quan hàng tồn kho. Những loại yêu cầu này đôi khi tự động cập nhật khoảng không quảng cáo để kiểm soát tốt hơn.
Quy trình yêu cầu được chính thức hóa sẽ cải thiện hiệu quả và trách nhiệm giải trình trên tất cả các đầu mối liên hệ. Trái ngược với việc nhân viên lấy bất kỳ vật tư nào họ muốn khi họ muốn, yêu cầu mua hàng cung cấp một phương pháp được kiểm soát và ghi lại nhiều hơn để quản lý hàng tồn kho vật tư nội bộ và nhu cầu trong tương lai. Ví dụ, trong ngành y tế, các bác sĩ hoàn thành một mẫu yêu cầu khi yêu cầu xét nghiệm trong phòng thí nghiệm. Các biểu mẫu kỹ thuật số này bao gồm ID bệnh nhân và thông tin y tế khác, đảm bảo bệnh nhân nhận được các xét nghiệm chính xác trong phòng thí nghiệm.
Biểu mẫu yêu cầu tiêu chuẩn hóa
Biểu mẫu yêu cầu thường bao gồm tên của người đưa ra yêu cầu, ngày yêu cầu, mặt hàng được yêu cầu, ngày giao hàng, địa điểm giao hàng và bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện yêu cầu. Các biểu mẫu cũng bao gồm chữ ký của cá nhân thực hiện yêu cầu và ngày hoàn thành. Trong các tập đoàn lớn với nhiều địa điểm và mua hàng tập trung, các quy trình yêu cầu này rất quan trọng trong việc duy trì năng suất của nhân viên.
Một ví dụ khác về quy trình trưng dụng xảy ra trong thế giới tài chính khi các cổ đông chọn trưng dụng ban giám đốc của công ty< /a> để bỏ phiếu cho các nghị quyết được đề xuất. Về bản chất, quy trình yêu cầu là chìa khóa của thủ tục được lập thành văn bản chính thức để cải thiện hiệu quả trong môi trường kinh doanh.< /p>
Yêu cầu mua hàng so với Đơn đặt hàng
Yêu cầu mua hàng là một biểu mẫu nội bộ được sử dụng để mua sắm hàng hóa và dịch vụ và không có nghĩa vụ hợp đồng hoặc ràng buộc pháp lý nào. đơn đặt hàng là một thỏa thuận hợp đồng được các công ty sử dụng khi đặt hàng hóa và dịch vụ từ một nhà cung cấp bên ngoài. Ví dụ: một công ty đặt hàng vật tư từ một cửa hàng văn phòng sẽ phát hành một đơn đặt hàng nêu chi tiết các mặt hàng được mua, giá cả, điều khoản thanh toán, ngày giao hàng và bất kỳ giảm giá đặc biệt được cung cấp cho thanh toán sớm.
Biểu mẫu yêu cầu mua hàng nội bộ tại một công ty dành cho những nhân viên muốn yêu cầu nguồn cung cấp cho bộ phận của họ hoặc cho chính họ. Thông thường, những biểu mẫu này yêu cầu người quản lý ký duyệt.
Ví dụ về Yêu cầu
Để hiểu rõ hơn về quy trình yêu cầu, hãy xem xét ví dụ sau. Nhóm Học tập và Phát triển của một công ty bảo hiểm y tế cần nguồn cung cấp mới cho chương trình đào tạo của mình. Trưởng nhóm phải yêu cầu những vật tư này thông qua hệ thống yêu cầu tự động của công ty.
Trưởng nhóm tìm kiếm một danh mục và chọn một loại sản phẩm cho nhóm. Sau khi hoàn thành mẫu yêu cầu, nó được gửi cho quản lý để phê duyệt. Người quản lý xem xét, phê duyệt rồi gửi yêu cầu đến bộ phận thu mua.
Giống như người quản lý, bộ phận mua hàng xem xét và phê duyệt yêu cầu. Nếu có lỗi hoặc nếu không có đủ thông tin, yêu cầu có thể được trả lại cho người quản lý hoặc người yêu cầu để cập nhật. Trong ví dụ này, không có lỗi hoặc thiếu sót; do đó, một đơn đặt hàng được tạo cho nhà cung cấp. Đơn đặt hàng liệt kê các chi tiết cụ thể của đơn đặt hàng, chẳng hạn như loại sản phẩm và số lượng cần thiết. Sau khi hoàn tất, đơn đặt hàng sẽ được gửi đến nhà cung cấp để thực hiện.
Nhà cung cấp nhận được đơn đặt hàng và nếu được chấp nhận, sẽ ký hợp đồng với người mua về các sản phẩm được yêu cầu. Đơn đặt hàng đóng vai trò như hợp đồng. Nhà cung cấp giao sản phẩm theo yêu cầu và nhận tiền thanh toán.
Cân nhắc đặc biệt
Hệ thống mua hàng để thanh toán (P2P) hợp lý hóa và tự động hóa quy trình yêu cầu và mua sắm cho các công ty. Ba quy trình chính được chăm sóc bởi các hệ thống này: yêu cầu, mua hàng và thanh toán. Bằng cách tự động hóa các quy trình này, hệ thống mua hàng trả tiền sẽ tăng hiệu quả và độ chính xác trong kế toán.
Hệ thống mua hàng trả tiền có thể giảm khoảng 80% chi phí.
Quy trình tự động bắt đầu với yêu cầu. Người dùng được cung cấp một danh mục sản phẩm hoặc dịch vụ. Các mặt hàng sau đó được chọn và lưu trong giỏ hàng. Yêu cầu được chuyển đến ban quản lý để phê duyệt và sau khi nhận được, hệ thống sẽ chuyển sang quy trình mua hàng và sau đó được hoàn tất sau khi thanh toán được thực hiện cho nhà cung cấp.
