Giải thích về Biểu đồ Kỹ thuật Đánh giá Đánh giá Chương trình (PERT)
Zoe Hansen / Investopedia

Biểu đồ kỹ thuật xem xét đánh giá chương trình (PERT) là biểu diễn đồ họa về dòng thời gian của dự án hiển thị tất cả các nhiệm vụ riên

Giải thích về Biểu đồ Kỹ thuật Đánh giá Đánh giá Chương trình (PERT)

Zoe Hansen / Investopedia

Biểu đồ kỹ thuật xem xét đánh giá chương trình (PERT) là biểu diễn đồ họa về dòng thời gian của dự án hiển thị tất cả các nhiệm vụ riêng lẻ cần thiết để hoàn thành dự án.

Là một công cụ quản lý dự án, biểu đồ PERT thường được ưa chuộng hơn biểu đồ Gantt vì nó xác định các phụ thuộc nhiệm vụ. Tuy nhiên, biểu đồ PERT có thể khó diễn giải hơn.

Biểu đồ PERT hoạt động như thế nào?

Người quản lý dự án tạo biểu đồ PERT để phân tích tất cả các nhiệm vụ của dự án đồng thời ước tính lượng thời gian cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ. Sử dụng thông tin này, người quản lý dự án có thể ước tính lượng thời gian tối thiểu cần thiết để hoàn thành toàn bộ dự án.

Thông tin này cũng giúp người quản lý xây dựng ngân sách dự án và xác định các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án .

Biểu đồ PERT sử dụng hình tròn hoặc hình chữ nhật, được gọi là nút, để biểu thị các sự kiện hoặc cột mốc của dự án. Các nút được liên kết bởi các vectơ hoặc đường biểu thị các nhiệm vụ khác nhau.

Các nhiệm vụ phụ thuộc là những mục phải được thực hiện theo một cách thức cụ thể. Ví dụ: nếu một mũi tên được vẽ từ Nhiệm vụ số 1 đến Nhiệm vụ số 2 trên biểu đồ PERT, thì Nhiệm vụ số 1 phải được hoàn thành trước khi bắt đầu làm việc ở Nhiệm vụ số 2.

Các hạng mục ở cùng một giai đoạn sản xuất nhưng trên các dòng nhiệm vụ khác nhau trong một dự án được gọi là các nhiệm vụ song song. Chúng độc lập với nhau và xảy ra cùng một lúc.

Một biểu đồ PERT được xây dựng tốt trông giống như sau:

Biểu đồ PERT được diễn giải như thế nào?

Biểu đồ PERT là biểu diễn trực quan của một loạt sự kiện phải xảy ra trong phạm vi của vòng đời của một dự án. Hướng của các mũi tên biểu thị quy trình và chuỗi sự kiện cần thiết.

Các đường hoạt động chấm biểu thị các hoạt động giả—các mục nằm trên một đường dẫn PERT khác. Các số và phân bổ thời gian được chỉ định và hiển thị bên trong mỗi vectơ.

Những biểu đồ này có các định nghĩa và thuật ngữ riêng biệt, trong đó quan trọng nhất là dự đoán thời gian cần thiết để hoàn thành một dự án. “Thời gian lạc quan” đề cập đến khoảng thời gian ngắn nhất. “Thời gian bi quan” là thời gian dài nhất có thể. “Thời gian có khả năng nhất” cho biết ước tính hợp lý về tình huống tốt nhất, trong khi “thời gian dự kiến” giải thích cho các vấn đề và trở ngại.

Ưu điểm và nhược điểm của Biểu đồ PERT

Biểu đồ PERT tương tự như phân tích đường dẫn quan trọng (CPA), một biểu đồ khác phương pháp mà các nhà quản lý dự án sử dụng để lập biểu đồ các nhiệm vụ trong một dự án. Sự khác biệt chính giữa hai loại này là biểu đồ PERT sử dụng các khung thời gian và thuật ngữ xác suất khác nhau khi ước tính từng giai đoạn dự án.

Là một công cụ quản lý dự án, biểu đồ PERT có những ưu điểm và nhược điểm riêng biệt.

Biểu đồ PERT cho phép người quản lý đánh giá thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành một dự án. Nó cũng cho phép người quản lý theo dõi tài sản cần thiết trong bất kỳ giai đoạn sản xuất nào trong quá trình thực hiện dự án .

Phân tích PERT kết hợp dữ liệu và thông tin do một số phòng ban cung cấp. Sự kết hợp thông tin này khuyến khích trách nhiệm của bộ phận và xác định tất cả các bên chịu trách nhiệm trong toàn tổ chức.

Điều này cũng cải thiện khả năng giao tiếp trong suốt dự án và cho phép một tổ chức cam kết thực hiện các dự án có liên quan đến định vị chiến lược của tổ chức.

Cuối cùng, biểu đồ PERT là thông tin đầu vào hữu ích cho phân tích giả sử. Việc hiểu các khả năng liên quan đến luồng tài nguyên dự án và các mốc quan trọng cho phép ban quản lý đạt được lộ trình dự án hữu ích và hiệu quả nhất.

Thông tin đưa vào biểu đồ PERT có thể mang tính chủ quan cao. Chúng có thể bao gồm dữ liệu không đáng tin cậy hoặc ước tính không hợp lý về chi phí hoặc thời gian.

Biểu đồ PERT tập trung vào thời hạn và có thể không truyền đạt đầy đủ định vị tài chính của một dự án .

Việc tạo biểu đồ PERT tốn nhiều công sức, đồng thời việc duy trì và cập nhật thông tin cần thêm thời gian và nguồn lực. Việc xem xét liên tục thông tin được cung cấp, cũng như vị trí tiềm năng của dự án, là cần thiết để biểu đồ PERT có giá trị.

Ví dụ về Biểu đồ PERT

Các biểu đồ PERT lần đầu tiên được tạo bởi Văn phòng Dự án Đặc biệt của Hải quân Hoa Kỳ vào những năm 1950 để hướng dẫn dự án Tên lửa Đạn đạo của Hạm đội Polaris. Sử dụng mô hình PERT, các nhà quản lý dự án Hải quân có thể đánh giá tiến độ dự án của họ, xác định tính hợp lệ của lịch trình và ước tính tác động của những thay đổi được đề xuất đối với các kế hoạch đã thiết lập.

Thành công của việc sử dụng biểu đồ PERT ban đầu này đã khiến chúng được sử dụng kể từ đó trong nhiều ngành.

Biểu đồ PERT so với Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt thậm chí còn xa hơn biểu đồ PERT. Kỹ sư cơ khí người Mỹ Henry Gantt đã thiết kế nó vào khoảng năm 1910 đến 1915 và nó vẫn là biểu đồ quản lý dự án được sử dụng rộng rãi nhất.

Giống như biểu đồ PERT, Biểu đồ Gantt là một mô tả đồ họa về dòng thời gian của dự án. Được trình bày dưới dạng biểu đồ thanh ngang, nó ghi lại ngày bắt đầu và ngày hoàn thành của từng thành phần của dự án và chỉ ra sự phụ thuộc lẫn nhau của chúng.

Hai biểu đồ được sử dụng theo những cách tương tự nhau. Cả hai đều được sử dụng để xác định tất cả các nhiệm vụ chính phải xảy ra để hoàn thành một dự án. Cả hai đều hữu ích trong việc xác định thời gian, tiền bạc và nguồn lực cần thiết. Và cả hai có thể được sử dụng để theo dõi tiến độ hoàn thành của dự án.

Các phiên bản đầu tiên của biểu đồ Gantt không hiển thị các thành phần phụ thuộc. Nghĩa là, nó không chỉ ra nơi mà sự chậm trễ trong việc hoàn thành một nhiệm vụ có thể cản trở thời gian bắt đầu của một nhiệm vụ khác, có khả năng khiến toàn bộ dự án bị lệch lịch trình. Các phiên bản sau của Gantt đã sửa lỗi này.

Một số người nói rằng biểu đồ PERT giúp dễ dàng xem và theo dõi lộ trình quan trọng của dự án. Con đường quan trọng là thời gian tối thiểu cần thiết để hoàn thành một dự án, dựa trên con đường dài nhất từ ​​đầu đến cuối.

Một số người quản lý dự án thích sử dụng biểu đồ PERT như một phần của giai đoạn lập kế hoạch của dự án và biểu đồ Gantt để theo dõi quá trình thực hiện dự án.

Các thành phần chính của Biểu đồ PERT là gì?

Biểu đồ PERT hiển thị tất cả các sản phẩm bàn giao chính cần thiết để hoàn thành một dự án.

Nó cho biết lượng thời gian và nguồn lực cần thiết để thực hiện từng nhiệm vụ và người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ.

Các nhiệm vụ hoặc sản phẩm bàn giao chính được hiển thị bằng các mũi tên cho biết thứ tự phải hoàn thành từng nhiệm vụ và mối quan hệ phụ thuộc giữa chúng.

Tôi có thể tạo Biểu đồ PERT như thế nào?

Microsoft Excel có thể được sử dụng để tạo biểu đồ PERT. Phần mềm tùy chỉnh với các mẫu tạo sẵn, chẳng hạn như Lucidchart, cũng có sẵn.

Tại sao tôi nên sử dụng Biểu đồ PERT thay vì Biểu đồ Gantt?

Biểu đồ PERT yêu cầu người quản lý dự án suy nghĩ về ba mốc thời gian khả thi: “Thời gian lạc quan” là lộ trình ngắn nhất có thể để hoàn thành. “Thời gian bi quan” là khoảng thời gian dài nhất có thể xảy ra nếu mọi thứ diễn ra không như ý muốn. “Thời gian có khả năng xảy ra nhất” là ước tính hợp lý cho trường hợp tốt nhất.

Ngay từ đầu, người quản lý dự án đã xác định kết quả lý tưởng của một dự án nhưng cũng xác định những rào cản có thể xảy ra để đạt được kết quả đó.

Văn phòng Dự án Đặc biệt Cục Vũ khí Hải quân của Hải quân. “Tư vấn nghề nghiệp