Hóa đơn Pro Forma là gì? Thông tin bắt buộc và ví dụ
Investopedia / Nez Riaz

Hóa đơn chiếu lệ là hóa đơn bán hàng sơ bộ được gửi trước cho người mua của một lô hà

Hóa đơn Pro Forma là gì? Thông tin bắt buộc và ví dụ

Investopedia / Nez Riaz

Hóa đơn chiếu lệ là hóa đơn bán hàng sơ bộ được gửi trước cho người mua của một lô hàng hoặc giao hàng hóa. Thông thường, nó sẽ mô tả các mặt hàng đã mua và các thông tin quan trọng khác, chẳng hạn như trọng lượng vận chuyển và phí vận chuyển.

Hiểu biết về hóa đơn chiếu lệ

Hóa đơn chiếu lệ thường có tác dụng với các giao dịch quốc tế, đặc biệt là cho các mục đích hải quan đối với hàng nhập khẩu. Một hóa đơn theo mẫu chuyên nghiệp khác với một báo giá đơn giản ở chỗ nó là một thỏa thuận ràng buộc, mặc dù các điều khoản bán có thể thay đổi.

Các doanh nghiệp trong hầu hết các ngành đều sử dụng hóa đơn chiếu lệ để đáp ứng quy trình phê duyệt mua hàng nội bộ của họ. Hóa đơn chiếu lệ hợp lý hóa quy trình bán hàng bằng cách loại bỏ các giao dịch qua lại bổ sung sau khi quá trình bán hàng diễn ra, vì tất cả các điều khoản đã được đồng ý từ trước.

Hầu hết các hóa đơn chiếu lệ cung cấp cho người mua giá bán chính xác. Chúng bao gồm ước tính về bất kỳ hoa hồng hoặc phí nào, chẳng hạn như thuế hiện hành hoặc chi phí vận chuyển. Mặc dù hóa đơn chiếu lệ có thể thay đổi, nhưng hóa đơn này thể hiện ước tính có thiện ý để tránh khiến người mua phải chịu bất kỳ khoản phí đáng kể và không mong muốn nào sau khi giao dịch hoàn tất.

Một công ty có thể gửi hóa đơn chiếu lệ trước khi vận chuyển bất kỳ hàng hóa đã thỏa thuận nào trước khi vận chuyển hoặc cùng với hàng hóa đã vận chuyển mặt hàng. Mặc dù nó chứa chi tiết chi phí chính xác liên quan đến việc bán hàng, nhưng nó không phải là yêu cầu thanh toán chính thức. Không có nguyên tắc nào quy định cách trình bày hoặc định dạng chính xác của hóa đơn chiếu lệ và hóa đơn này có thể giống hoặc không giống các hóa đơn thương mại khác.

Nếu một công ty sử dụng hóa đơn chiếu lệ cho hải quan Hoa Kỳ, thì công ty đó phải xuất trình hóa đơn thương mại trong vòng 120 ngày.

Thông tin bắt buộc

Cần có chứng từ cụ thể trước khi hàng hóa có thể đi qua hải quan ở Hoa Kỳ. Hóa đơn thương mại truyền thống phải liệt kê những thông tin quan trọng chẳng hạn như người mua và người bán, mô tả hàng hóa, số lượng, giá trị của tất cả các mặt hàng được vận chuyển, và địa điểm mua hàng.

Hóa đơn chiếu lệ chỉ yêu cầu đủ thông tin để cho phép hải quan xác định các nghĩa vụ cần thiết đối với một tổng kiểm tra hàng hóa đi kèm. Nếu một công ty sử dụng hóa đơn chiếu lệ cho hải quan, thì công ty đó phải xuất trình hóa đơn thương mại trong vòng 120 ngày.

Tại sao nên sử dụng hóa đơn chiếu lệ?

Hóa đơn chiếu lệ được sử dụng để thông báo chi phí, lệ phí và ngày giao hàng dự kiến ​​cho một đơn đặt hàng hoặc sản phẩm. Mặc dù nó không phải là cuối cùng, nhưng nó thể hiện ước tính trung thực về chi phí mà bên mua sẽ phải trả.

Hóa đơn chiếu lệ cung cấp cho người mua cơ hội thương lượng về các điều khoản giao hàng. Nếu người mua không hài lòng với giá cả, số lượng hoặc thời gian giao hàng, họ có thể liên hệ với nhà sản xuất để đạt được thỏa thuận chung. Mặc dù không có yêu cầu pháp lý nào về việc xuất hóa đơn chiếu lệ, nhưng đây thường là một ý tưởng hay vì nó cho phép các nhà sản xuất tránh tranh chấp tại thời điểm giao hàng.

Hóa đơn Pro Forma so với Hóa đơn cuối cùng

Mặc dù hóa đơn chiếu lệ đại diện cho thông báo sơ bộ về các điều khoản của thỏa thuận mua bán, nhưng hóa đơn chính thức là một công cụ thương mại chính thức thông báo cho bên nhận về nghĩa vụ thanh toán của họ. Hóa đơn chính thức thường được phát hành tại thời điểm giao hàng và cấu thành yêu cầu thanh toán của bên nhận.

Không giống như hóa đơn chính thức, hóa đơn chiếu lệ chỉ được sử dụng để tránh hiểu lầm về số tiền đến hạn. Nó thường được phát hành vào thời điểm đặt hàng để người mua có thể làm rõ bất kỳ câu hỏi nào về giá cả hoặc ngày giao hàng.

Ví dụ về hóa đơn Pro Forma

Nếu các bên liên quan đã hoàn thành việc bán hàng, thì hóa đơn thương mại sẽ ghi lại điều đó. Nếu giao dịch chưa xảy ra, công ty bán hàng có thể sử dụng hóa đơn chiếu lệ. Một công ty cũng có thể sử dụng hóa đơn chiếu lệ nếu các điều khoản của hợp đồng mua bán quy định rằng khoản thanh toán đầy đủ sẽ không đến hạn cho đến khi người mua nhận được một số hàng hóa nhất định.

Ví dụ: một khách hàng mua bánh có thể đồng ý với giá của một chiếc bánh trên hóa đơn chiếu lệ và người làm bánh sẽ giao bánh sau khi bánh đã sẵn sàng. Sau đó, khách hàng sẽ thanh toán khi nhận được hóa đơn. Số tiền trên hóa đơn cuối cùng sẽ giống hoặc gần với số tiền trên hóa đơn chiếu lệ.

Hóa đơn chiếu lệ là gì?

Hầu hết các hóa đơn chiếu lệ cung cấp cho người mua giá bán chính xác. Nó bao gồm ước tính về bất kỳ khoản hoa hồng hoặc phí nào, chẳng hạn như thuế hiện hành hoặc chi phí vận chuyển. Mặc dù hóa đơn chiếu lệ có thể thay đổi, nhưng hóa đơn này thể hiện ước tính có thiện ý để tránh khiến người mua phải chịu bất kỳ khoản phí đáng kể và không mong muốn nào sau khi giao dịch hoàn tất.

Tại sao hóa đơn chiếu lệ được sử dụng?

Hóa đơn chiếu lệ thường có tác dụng trong các giao dịch quốc tế, đặc biệt là cho các mục đích hải quan đối với hàng nhập khẩu. Các doanh nghiệp trong hầu hết các ngành sử dụng hóa đơn chiếu lệ để đáp ứng quy trình phê duyệt mua hàng nội bộ của họ. Hóa đơn chiếu lệ hợp lý hóa quy trình bán hàng bằng cách loại bỏ các giao dịch qua lại bổ sung sau khi quá trình bán hàng diễn ra, vì tất cả các điều khoản đã được đồng ý từ trước.

Khi nào hóa đơn chiếu lệ được gửi?

Một công ty có thể gửi hóa đơn chiếu lệ trước khi vận chuyển bất kỳ sản phẩm bàn giao nào theo thỏa thuận hoặc cùng với các mặt hàng đã vận chuyển. Mặc dù nó chứa chi tiết chi phí chính xác liên quan đến việc bán hàng, nhưng nó không phải là yêu cầu thanh toán chính thức. Không có hướng dẫn nào quy định cách trình bày hoặc định dạng chính xác của hóa đơn chiếu lệ và hóa đơn này có thể giống hoặc không giống với các hóa đơn thương mại khác.

Hóa đơn thương mại khác với hóa đơn chiếu lệ như thế nào?

Hóa đơn thương mại truyền thống phải liệt kê những thông tin quan trọng như người mua và người bán, mô tả hàng hóa, số lượng, giá trị của tất cả các mặt hàng được vận chuyển và địa điểm mua hàng. Một hóa đơn chiếu lệ chỉ yêu cầu đủ thông tin để cho phép hải quan xác định các mức thuế cần thiết từ việc kiểm tra chung hàng hóa đi kèm. Nếu một công ty sử dụng hóa đơn chiếu lệ cho hải quan, công ty đó phải xuất trình hóa đơn thương mại trong vòng 120 ngày.

Điểm mấu chốt

Hóa đơn chiếu lệ là tài liệu sơ bộ phác thảo các điều khoản bán hàng khi đặt hàng. Mặc dù không phải là hóa đơn cuối cùng nhưng hóa đơn chiếu lệ phải giúp người mua hiểu rõ về các điều khoản bán hàng, bao gồm giá cả, ngày giao hàng và bất kỳ khoản phí bổ sung nào. Tuy nhiên, chúng ít chính thức hơn hóa đơn chính thức, thường được phát hành tại thời điểm giao hàng.

Quản lý thương mại quốc tế. “Hóa đơn chiếu lệ.”

Cơ quan Hải quan và Biên phòng Hoa Kỳ, “Nhập vào Hoa Kỳ,” Trang 38. 

Zoho. “Hóa đơn chiếu lệ là gì?“< /p>

Sách mới. “Hóa đơn chiếu lệ là gì?“

Chuỗi cung ứng

Chuỗi cung ứng

Kế toán

Các lĩnh vựcHóa đơn Pro Forma là gì? Thông tin bắt buộc và ví dụ
Investopedia / Nez Riaz

Hóa đơn chiếu lệ là hóa đơn bán hàng sơ bộ được gửi trước cho người mua của một lô hà