Hệ thống Kanban là gì?
Clay Halton là Biên tập viên tại Investopedia và đã làm việc trong lĩnh vực xuất bản tài chính hơn ba năm. Anh chủ yếu viết và biên tập nội dung tài chính cá nhân, tập trung vào tài chính LGBTQ.

Kanban là mộ

Hệ thống Kanban là gì?

Clay Halton là Biên tập viên tại Investopedia và đã làm việc trong lĩnh vực xuất bản tài chính hơn ba năm. Anh chủ yếu viết và biên tập nội dung tài chính cá nhân, tập trung vào tài chính LGBTQ.

Kanban là một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho được sử dụng trong sản xuất đúng lúc (JIT). Nó được phát triển bởi Taiichi Ohno, một kỹ sư công nghiệp của Toyota, và lấy tên từ các thẻ màu theo dõi quá trình sản xuất và đặt hàng các lô hàng hoặc vật liệu mới khi chúng hết. Kanban là một từ tiếng Nhật được dịch trực tiếp thành “thẻ hình ảnh”, vì vậy, hệ thống kanban chỉ đơn giản có nghĩa là sử dụng các dấu hiệu trực quan để nhắc nhở hành động cần thiết nhằm duy trì quy trình trôi chảy.

Tìm hiểu hệ thống Kanban

Hệ thống kanban có thể được coi là một hệ thống tín hiệu và phản hồi. Khi một mặt hàng sắp hết tại một trạm vận hành, sẽ có một dấu hiệu trực quan chỉ định số lượng cần đặt hàng từ nguồn cung cấp. Người sử dụng các bộ phận đặt hàng theo số lượng được chỉ định bởi kanban và nhà cung cấp cung cấp số lượng chính xác được yêu cầu.

Ví dụ: nếu một công nhân đang đóng bao sản phẩm trên băng chuyền, thì thẻ kanban có thể được đặt trong ngăn xếp phía trên 10 bao cuối cùng. Khi nhân viên lấy thẻ, anh ta đưa thẻ cho người chạy tầng để mang thêm túi. Một trạm xa hơn từ phòng tiếp liệu có thể đặt thẻ kanban ở 15 túi và trạm gần hơn là 5 túi. Dòng chảy của túi và vị trí của thẻ được điều chỉnh để đảm bảo không có trạm nào không có túi trong khi dây đai đang chạy.

Hệ thống kanban có thể được sử dụng dễ dàng trong nhà máy, nhưng nó cũng có thể được áp dụng để mua hàng tồn kho từ các nhà cung cấp bên ngoài. Hệ thống kanban tạo ra khả năng hiển thị đặc biệt cho cả nhà cung cấp và người mua. Một trong những mục tiêu chính của nó là hạn chế tích tụ hàng tồn kho dư thừa tại bất kỳ điểm nào trên dây chuyền sản xuất. Các giới hạn về số lượng mặt hàng đang chờ tại các điểm cung cấp được thiết lập và sau đó được giảm xuống khi những điểm không hiệu quả được xác định và loại bỏ. Bất cứ khi nào vượt quá giới hạn khoảng không quảng cáo, điều đó cho thấy sự kém hiệu quả cần được giải quyết.

Khi thùng chứa các bộ phận hoặc vật liệu được làm trống, các thẻ sẽ xuất hiện, được mã hóa màu theo thứ tự ưu tiên, cho phép sản xuất và phân phối nhiều hơn trước khi xảy ra tình trạng tạm giữ hoặc thiếu hụt. Một hệ thống hai thẻ thường được sử dụng. Thẻ vận chuyển T-kanban cho phép di chuyển các thùng chứa đến trạm làm việc tiếp theo trên dây chuyền sản xuất, trong khi thẻ sản xuất P-kanban cho phép trạm làm việc sản xuất một lượng sản phẩm nhất định và đặt hàng các bộ phận hoặc vật liệu sau khi chúng đã được bán hoặc sử dụng.

Kanban thường yêu cầu sự đồng ý của toàn công ty để có hiệu quả. Mỗi bộ phận phải được dựa vào để thực hiện các nhiệm vụ cần thiết của họ tại một thời điểm cụ thể để chuyển quy trình sang các bộ phận trong tương lai. Nếu không có sự ủng hộ rộng rãi này, các phương pháp kanban sẽ trở nên vô ích.

Thực tiễn cốt lõi của Kanban

Phương pháp kanban có một số nguyên tắc cốt lõi xác định cách các quy trình diễn ra và cách các thành viên trong nhóm nên tham gia vào quy trình.

Trọng tâm của kanban là quy trình này phải được mô tả một cách trực quan. Cho dù bằng thẻ vật lý, hữu hình hay tận dụng công nghệ và phần mềm, quy trình phải được thể hiện từng bước bằng cách sử dụng các dấu hiệu trực quan giúp nhận dạng rõ ràng từng nhiệm vụ. Ý tưởng là chỉ ra rõ ràng mỗi bước là gì, kỳ vọng là gì và ai sẽ đảm nhận nhiệm vụ nào.

Các phương pháp lỗi thời (nhưng vẫn được sử dụng ngày nay) bao gồm soạn thảo nhiệm vụ kanban trên các ghi chú dán. Mỗi ghi chú dán có thể được tô màu khác nhau để biểu thị các loại hạng mục công việc khác nhau. Những nhiệm vụ này sau đó sẽ được đặt vào các đường bơi, các phần được xác định nhóm các nhiệm vụ liên quan để tạo ra một dự án có tổ chức hơn. Ngày nay, phần mềm quản lý khoảng không quảng cáo thường thúc đẩy quy trình kanban.

Vì giấy báo bắt nguồn từ hiệu quả nên mục tiêu của giấy báo là giảm thiểu số lượng công việc dở dang. Các nhóm được khuyến khích hoàn thành các nhiệm vụ trước khi chuyển sang nhiệm vụ mới. Điều này đảm bảo rằng các phần phụ thuộc trong tương lai có thể được bắt đầu sớm hơn và các tài nguyên như nhân viên không phải chờ đợi để bắt đầu nhiệm vụ của họ một cách kém hiệu quả trong khi phụ thuộc vào người khác.

Một công ty phải đánh giá nội bộ lượng WIP phù hợp sẽ mang theo khi nó hoạt động thông qua quy trình kanban. Điều này thường gắn liền với số lượng người trong quá trình; khi số lượng công nhân gắn liền với một dự án giảm xuống, thì số lượng hạng mục được phép thực hiện cũng giảm theo. Giới hạn này cũng thông báo cho các nhóm hoặc phòng ban khác rằng họ phải cân nhắc yêu cầu của họ đối với các nhóm khác vì mỗi nhóm cá nhân có thể bị áp đặt giới hạn làm việc.

Khi một quy trình được thực hiện, một công ty sẽ có thể xác định điểm mạnh và điểm yếu trong quy trình làm việc. Đôi khi, những hạn chế không được đáp ứng hoặc mục tiêu không đạt được; trong trường hợp này, nhóm phải quản lý luồng công việc và hiểu rõ hơn những thiếu sót cần phải khắc phục.

Một phần quan trọng của thẻ báo là quan sát và loại bỏ nút thắt cổ chai trước khi chúng xảy ra. Điều này bao gồm dự báo sản xuất và sử dụng tài nguyên. Khi một quy trình trở nên dễ dự đoán hơn, một công ty sẽ thấy việc thực hiện các cam kết với khách hàng hoặc làm cho các quy trình trở nên hiệu quả hơn bằng cách thu nhỏ hoàn toàn các tài nguyên bổ sung không sử dụng sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Là một phần của quy trình công việc mô tả trực quan, các quy trình thường được xác định rõ ràng. Các bộ phận thường có thể dễ dàng hiểu được những kỳ vọng đặt ra cho nhóm của họ và thẻ kanban được giao cho các cá nhân cụ thể xác định rõ ràng trách nhiệm đối với từng nhiệm vụ. Bằng cách xác định rất rõ ràng các chính sách, mỗi nhân viên sẽ hiểu những gì được mong đợi ở họ, những tiêu chí nào trong danh sách kiểm tra phải được đáp ứng trước khi hoàn thành và điều gì xảy ra trong quá trình chuyển đổi giữa các bước.

Khi sử dụng phương pháp kanban, các công ty thường thu thập thông tin, phân tích quy trình đang diễn ra như thế nào và thực hiện các thay đổi để cải thiện hơn nữa quy trình. Vòng phản hồi này cho phép nhân viên liên tục cải thiện và thực hiện các cải tiến nhỏ, gia tăng để dễ thích nghi hơn. Phản hồi có thể là phản hồi tích cực hoặc phản hồi tiêu cực. Cách tiếp cận kanban là sớm hiểu được những thất bại trong quy trình và nhanh chóng phát sinh chúng; điều này cho phép công ty thích nghi với con đường đúng đắn trước khi sự thiếu hiệu quả trở thành một vấn đề lớn hơn.

Bởi vì các nhiệm vụ được chia thành các thẻ kanban rất nhỏ nên các cá nhân thường phải dựa vào nhau khi sử dụng phương pháp kanban. Các cá nhân, thường thuộc các nhóm khác nhau, phải hợp tác và thảo luận về quá trình chuyển đổi giữa các đường bơi, trong khi các cá nhân khác phải lập nhóm để xác định và giải quyết vấn đề nhanh chóng. Theo kanban, những thay đổi đối với quy trình phải được thông báo rộng rãi vì những điều chỉnh được thực hiện trong một lĩnh vực có thể có tác động lớn hơn trong lĩnh vực khác.

Bảng Kanban

Quy trình kanban sử dụng bảng kanban, hệ thống tổ chức phác thảo rõ ràng các yếu tố của quy trình. Bảng kanban thường có ba thành phần: bảng, danh sách và thẻ.

Bảng Kanban là bức tranh lớn nhất về quy trình tổ chức các khía cạnh rộng lớn của quy trình làm việc. Ví dụ: một công ty có thể chọn có một bảng kanban khác cho các bộ phận khác nhau trong tổ chức của mình (tức là tài chính, tiếp thị, v.v.). Bảng kanban được sử dụng để thu thập các quy trình có liên quan trong một không gian làm việc hoặc khu vực bảng tác vụ.

Danh sách Kanban là các mục việc cần làm trong mỗi bảng. Ví dụ: một nhà sản xuất có thể có từng giai đoạn sản xuất dưới dạng một hạng mục trong danh sách, vì danh sách kanban thường đại diện cho các mục khác nhau. công đoạn sản xuất trong một lĩnh vực tương tự. Danh sách Kanban cũng có thể chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác; thông thường, một nhiệm vụ sẽ kết thúc và một nhiệm vụ khác sẽ tiếp tục với mục hành động tiếp theo sau khi hoàn thành mục danh sách trước đó.

Cuối cùng, thẻ kanban nằm trong các danh sách và đại diện cho các mục hành động chi tiết nhất cần thiết để hoàn thành danh sách. Các thẻ này là các mục cụ thể phải được giải quyết theo thứ tự tuần tự để hoàn thành danh sách. Ví dụ: nhà sản xuất phải liên hệ với nhà cung cấp, xác nhận tình trạng sẵn có của nguyên liệu thô, gửi đơn đặt hàng, nhận các mặt hàng tồn kho và bắt đầu sản xuất. Mỗi bước trong số này thậm chí có thể được tinh chỉnh thêm thành các thẻ kanban cụ thể hơn đại diện cho các dự án nhỏ.

Ví dụ bên dưới mô tả một ví dụ về hệ thống kanban hoặc hệ thống kéo với các nhiệm vụ, đường bơi được xác định rõ ràng và minh họa tổng thể về quy trình thực hiện các nhiệm vụ.

Hoa Kỳ Quản trị dịch vụ tổng hợp

Hệ thống Kanban điện tử

Để cho phép báo hiệu nhu cầu theo thời gian thực trên chuỗi cung ứng, các hệ thống thẻ báo điện tử đã trở nên phổ biến. Các hệ thống e-kanban này có thể được tích hợp vào các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Các hệ thống này tận dụng các bảng, danh sách và thẻ kanban kỹ thuật số để truyền đạt trạng thái của các quy trình giữa các bộ phận

Toyota, Ford Motor Company và Bombardier Aerospace nằm trong số các nhà sản xuất sử dụng hệ thống e-kanban. Các hệ thống điện tử này vẫn cung cấp tín hiệu hình ảnh, nhưng các hệ thống này cũng thường được kích hoạt để tự động hóa các phần của quy trình, chẳng hạn như vận chuyển qua nhà máy hoặc thậm chí gửi đơn đặt hàng.

Scrum so với Kanban

Scrum và kanban đều nắm giữ các phương pháp hữu ích công ty hoạt động hiệu quả hơn. Tuy nhiên, mỗi người có những cách tiếp cận rất khác nhau để đạt được hiệu quả đó. Phương pháp tiếp cận Scrum gắn các khung thời gian nhất định để thực hiện các thay đổi; trong những giai đoạn này, những thay đổi cụ thể được thực hiện. Với thẻ báo, các thay đổi được thực hiện liên tục.

Phương pháp scrum chia các nhiệm vụ thành các giai đoạn chạy nước rút, các khoảng thời gian xác định với khoảng thời gian bắt đầu và kết thúc trong đó các nhiệm vụ được xác định rõ ràng và được thực hiện theo một cách thức nhất định. Không có thay đổi hoặc sai lệch nào xảy ra đối với thời gian hoặc nhiệm vụ này. Scrum thường được đo bằng vận tốc hoặc năng lực theo kế hoạch và chủ sở hữu sản phẩm hoặc chuyên gia scrum giám sát quy trình.

Mặt khác, kanban thích ứng hơn ở chỗ nó phân tích những gì đã được thực hiện trong quá khứ và thực hiện các thay đổi liên tục. Các nhóm đặt nhịp hoặc chu kỳ của riêng họ và các chu kỳ này thường thay đổi khi cần thiết. Kanban đo lường thành công bằng cách đo thời gian chu kỳ, thông lượng và công việc đang tiến hành.

Không nên nhầm lẫn Kanban với kaizen, phương pháp cải tiến liên tục.

Lợi ích của Kanban

Ý tưởng về thẻ báo mang lại nhiều lợi ích khác nhau, từ hiệu quả nội bộ đến tác động tích cực đến khách hàng.

Mục đích của kanban là trực quan hóa dòng nhiệm vụ và quy trình. Vì lý do này, kanban mang lại khả năng hiển thị và tính minh bạch cao hơn cho luồng nhiệm vụ và mục tiêu. Bằng cách mô tả các bước và thứ tự thực hiện các bước đó, những người tham gia dự án có thể hiểu rõ hơn về quy trình thực hiện các nhiệm vụ và tầm quan trọng của các bước có liên quan với nhau.

Vì kanban cố gắng trở nên hiệu quả hơn nên các công ty sử dụng kanban thường có thời gian quay vòng nhanh hơn. Điều này bao gồm các quy trình sản xuất nhanh hơn, đóng gói và xử lý nhanh hơn cũng như thời gian giao hàng hiệu quả hơn cho khách hàng. Điều này làm giảm chi phí vận chuyển của công ty (tức là lưu trữ, bảo hiểm, rủi ro lỗi thời) đồng thời xoay vòng vốn nhanh hơn để sử dụng hiệu quả hơn.

Các công ty sử dụng thực hành kanban cũng có thể có khả năng dự đoán tốt hơn cho những gì sắp xảy ra. Bằng cách phác thảo các bước và nhiệm vụ trong tương lai, các công ty có thể hiểu rõ hơn về rủi ro, rào cản hoặc khó khăn mà lẽ ra sẽ làm chậm quá trình. Thay vào đó, các công ty có thể lên kế hoạch trước để tấn công những thiếu sót này và phân bổ nguồn lực để chống lại các rào cản trước khi chúng làm chậm quy trình.

Cuối cùng, mục tiêu cuối cùng của kanban là cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng. Với các quy trình hiệu quả hơn và ít lãng phí hơn, khách hàng có thể được tính giá thấp hơn. Với quy trình nhanh hơn, khách hàng có thể nhận hàng nhanh hơn. Bằng cách cập nhật các quy trình, khách hàng có thể tương tác với bộ phận dịch vụ khách hàng nhanh hơn và đạt được các giải pháp nhanh hơn.

Nhược điểm của Kanban

Đối với một số công ty, thẻ báo không thể thực hiện được hoặc không khả thi để thực hành. Đầu tiên, thẻ báo dựa vào sự ổn định; một công ty phải có một quy trình có thể dự đoán được và không thể sai lệch về mặt vật chất. Đối với các công ty hoạt động trong môi trường năng động, nơi các hoạt động không ổn định, công ty có thể gặp khó khăn khi vận hành bằng thẻ báo.

Kanban thường liên quan đến các phương pháp sản xuất khác (đúng lúc, scrum, v.v.). Vì lý do này, một công ty có thể không gặt hái được tất cả lợi ích nếu chỉ chấp nhận các thông lệ kanban. Ví dụ: một công ty có thể biết khi nào họ cần nguyên liệu thô khi xem xét thẻ kanban; tuy nhiên, nếu công ty không sử dụng hàng tồn kho đúng lúc, công ty có thể phát sinh chi phí không cần thiết để vận chuyển nguyên liệu thô trong thời gian không hoạt động.

Kanban cũng có nhu cầu cập nhật liên tục vì một số lý do. Đầu tiên, nếu các nhiệm vụ đã hoàn thành không được đánh dấu, nhóm phân tích các bước tiếp theo có thể không đánh giá đầy đủ vị trí của nhóm trong suốt quá trình. Thứ hai, không có đánh giá về thời gian cho các giai đoạn khác nhau, vì vậy các thành viên trong nhóm phải biết lượng thời gian được phân bổ cho nhiệm vụ của họ và thời hạn trong tương lai dựa trên nhiệm vụ hiện tại.

Quy tắc của Kanban là gì?

Theo phương pháp kanban, các công ty phải liên tục cải tiến, cung cấp các vòng phản hồi cho người lao động và cố gắng sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả. Kanban yêu cầu các công ty mô tả các quy trình một cách trực quan, phân công nhiệm vụ cho các đường bơi và đảm bảo các cá nhân đang truyền đạt các thay đổi trong toàn bộ quy trình hoặc dự án.

Tại sao chúng ta sử dụng Kanban?

Kanban cố gắng tiết kiệm thời gian, tiền bạc và các tài nguyên khác của công ty bằng cách đảm bảo thời gian ngừng hoạt động giữa các tác vụ là tối thiểu. Ngoài ra, kanban cố gắng nhắm mục tiêu đến các nút thắt cổ chai trước khi chúng xảy ra, đảm bảo rằng các bước có thể được thực hiện trước để tránh tình trạng công việc đang thực hiện bị trì trệ trong khi sự cố được khắc phục.

Kanban linh hoạt hay tinh gọn?

Kanban kết nối cả hai khuôn khổ linh hoạt và tinh gọn. Nó linh hoạt ở chỗ các quy trình được mô tả trực quan trước khi xảy ra. Điều này có nghĩa là những thay đổi có thể được thực hiện trước các vấn đề. Ngoài ra, kanban là một hệ thống kéo trong đó công việc được kéo qua một quy trình khi mỗi bước trước đó được hoàn thành. Thay vì chất đống hàng tồn kho từ công đoạn này sang công đoạn khác, thẻ báo nhằm mục đích chỉ có đủ hàng tồn kho hoạt động trong suốt quá trình sản xuất.

Điểm mấu chốt

Phương pháp kanban là một phương pháp nhằm giảm thiểu lãng phí, thời gian ngừng hoạt động, sự thiếu hiệu quả và tắc nghẽn trong một quy trình. Các dự án được mô tả trực quan bằng cách sử dụng bảng, danh sách và thẻ thể hiện trách nhiệm giữa các bộ phận. Khi được thực hiện một cách thích hợp, thẻ báo có thể giảm thiểu chi phí sản xuất, sử dụng lao động hiệu quả hơn, cải thiện dịch vụ khách hàng và giảm thiểu thời gian giao hàng.

Sản phẩm và dịch vụ

Chuỗi cung ứng

Phân tích tài chính

Hồ sơ công ty

Kinh tế vĩ mô

Hướng dẫn về Kinh tế vi mô

Hệ thống Kanban là gì?
Clay Halton là Biên tập viên tại Investopedia và đã làm việc trong lĩnh vực xuất bản tài chính hơn ba năm. Anh chủ yếu viết và biên tập nội dung tài chính cá nhân, tập trung vào tài chính LGBTQ.

Kanban là mộ